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Guuru - Handbuch der häufigsten Anfragen

In diesem Beitrag sind die meist gestellten Anfragen unserer Kunden beantwortet. Mit Hilfe dieser Antworten könnt Ihr eure Guuru Konversationen ausführlicher und effizienter beantworten.
Tipp: Navigieren Sie zur richtigen Antwort mittels dem Inhaltsverzeichnis, oder suchen Sie in diesem Beitrag nach Stichwörtern mit der Browser Suchfunktion mittels «CTRL+F» oder «CMD+F» bei Mac Benutzern.

 

Inhalt


Allgemein

Folgt.


bexio-Konto

 

Ich kann mich nicht mehr einloggen, die Meldung «Die Anmeldung ist fehlgeschlagen. Versuchen Sie es nochmals.» erscheint.


Die Meldung «Die Anmeldung ist fehlgeschlagen. Versuchen Sie es nochmals.» kann folgendes bedeuten:

  • Die Passwort Eingabe ist falsch
  • Benutzerkonto wurde aufgrund fünfmaliger Falscheingabe des Passworts vorübergehend gesperrt
  • Die verwendete E-Mail Adresse wurde nicht registriert

Bitte nutzen Sie unsere «Passwort vergessen» -Funktion. Diese finden Sie auf der Startseite im Login-Bereich. Sie können Ihre bei bexio registrierte E-Mail Adresse eingeben und erhalten anschliessend eine E-Mail mit einem Link, um ein neues Passwort zu setzen.

Sobald Sie auf den Link geklickt haben und das Passwort zweimal identisch wiederholt haben, können Sie links auf den Button «Passwort ändern» klicken, damit das Passwort angenommen wird. Danach wechseln Sie wieder zurück zum Login und die Anmeldung sollte wieder wie gewohnt funktionieren.

Eine detaillierte Anleitung wie Sie ihr Passwort neu anfordern können, finden Sie in diesem Supportbeitrag: «Passwort vergessen»

 

Ich möchte meine Testdaten löschen, bzw. meine erstellten Rechnungen, Buchungen, etc.


Sie können alle Dokumente, die Sie bis jetzt erstellt haben, mit einem Klick wieder löschen. Davon ausgenommen sind Kontakte, Produkte und alle Einstellungen, die Sie bereits vorgenommen haben. Die Löschung können Sie unter «Einstellungen» → «Pakete / Apps / Benutzer» → «Daten löschen» vornehmen. Weitere Details zur Löschung Ihrer Daten, werden in folgendem Supportbeitrag beschrieben: Wie kann ich alle Dokumente löschen? »

Sollten Sie bereits ein Geschäftsjahr oder ein MWST-Quartal abgeschlossen haben, dann werden Sie diese Option nicht zur Verfügung haben. Wir können diese aber für Sie wieder öffnen, damit Sie alles wieder auf null stellen können. Antworten Sie dazu einfach auf diese E-Mail.


Kontakte

 

Kann ich meine Kontakte aus bexio in einem weiteren bexio Konto importieren?


Beachten Sie, dass eine Aktualisierung der Kontakte, also ein Export der bestehenden Kontaktliste und erneutem Import der selben, aber leicht abgeänderten Liste, nicht funktioniert. Wir erkennen die Duplikate, können die bestehenden Kontakte aber nicht «aktualisieren», sondern entweder als Duplikate importieren, oder ignorieren.

Natürlich können Sie die Export Datei trotzdem umwandeln in einen Import, um die bestehende Kontaktliste zu ersetzen oder in einem weiteren Konto hinzuzufügen. Hierfür gibt es aber wichtige Punkte zu beachten, welche wir in folgendem Supportbeitrag zusammengefasst haben: Export in Import umwandeln »


Verkauf

 

Der «gelesen Status» wird nicht mehr angepasst, erhalten meine Kunden die Rechnungen via Email nicht mehr?


Die Sendeinformationen funktionieren wie folgt:

  • Gesendet: Das Dokument wird von Ihnen per E-Mail versendet.
  • Gesehen: Sobald Ihr Kunde auf den im E-Mail mitgesendeten Network-Link klickt, erkennt bexio, dass die «Rechnung» ». der Link geöffnet wurde. Daraufhin markieren wir die Rechnung als «Gesehen».

Die Rechnung wird neu direkt im E-Mail als PDF Anhang mitgesendet. Das wiederum bedeutet, dass es immer mehr vorkommen wird, dass Kunden nur das PDF öffnen und nicht den Link anklicken (auch aufgrund der Vertrauenswürdigkeit). So können wir nicht prüfen, ob das E-Mail auch wirklich gelesen wurde.

Aufgrund dessen, dass der Network-Link Vorteile bringt, wie der «Gesehen-Status», weitere Anhänge mitsenden zu können und weitere Zahlungsmöglichkeiten anbieten zu können, gibt es während dem Rechnungsversand auch die Möglichkeit den Anhang (das PDF der Rechnung) nicht mitzusenden. Dann kann davon ausgegangen werden, dass der Kunde den Network-Link öffnen wird.

Beide Funktionen sowohl, der PDF-Anhang als auch der Network-Link bringen grosse Vorteile, wobei sich diese in der Kombination etwas überschneiden. (Erfahren Sie noch mehr zum Versand via E-Mail: «Angebot, Auftrag, Rechnung per E-Mail versenden / verschicken»)

 

Wie kann ich nebst der Rechnung als PDF noch weitere Anhänge per E-Mail mitsenden?


Das PDF für Angebote/Aufträge/Rechnungen wird als Anhang im E-Mail mitgesendet, Anderweitige Anhänge können wie bisher über den Dokument-Upload hochgeladen und «sichtbar» gemacht werden. Diese werden folglich im Network-Link als Download zur Verfügung gestellt. Sehen Sie sich dafür diese Video-Anleitung an: Anhänge hinzufügen. (Weitere Details zum Versand von Dokumenten: Dokumente per E-Mail versenden)


Projekte

Folgt.


Produkte

 

Wie kann ich meinen Produktkatalog in bexio importieren?


Wenn Sie Ihre Produkte in bexio importieren möchten, öffnen Sie den Pfad: «Produkte» → «Produkte». Klicken Sie oben rechts auf das «drei-Punkte-Menü» und dann auf «Produkte importieren».

Sie können Dateien mit bis zu 10 MB und in den Dateiformaten CSV, XLS und XLSX hochladen. Eine Import-Excel-Vorlage wird nicht benötigt. Eine Anleitung zum Import finden Sie hier: Produktimport Funktion (hier sind auch die Pflichtfelder aufgeführt)

 

Ich möchte die Preise meiner Produkte anpassen, kann ich die Liste als Excel Exportieren und nach der Anpassung im Excel wieder importieren?


Wenn Sie Ihre Produktliste für Anpassungen exportieren und danach erneut importieren möchten, gibt es diese Punkte zu beachten:

  • Spalte B: Produktart → Die Produktart kann nicht importiert werden. Wird beim Lagerbestand (im Excel) einen Wert eingegeben, wird die Produktart automatisch als «Ware» gekennzeichnet. Wird dieser jedoch leer gelassen, wird auch keine Produktart hinterlegt, diese Information bleibt im bexio entsprechend leer. Falls Sie nun «Dienstleistung» anwählen möchten, kann dies initial im betroffenen Produkt eingestellt werden.
  • Spalte E/F: Produktbeschreibung (HTML) → Importieren Sie nur die Spalte «Produktbeschreibung HTML», damit sämtliche Formatierungen wieder importiert werden. (Die Spalte F kann ignoriert werden.)
  • Spalte I/J: Haupt-& Untergruppe → Wählen Sie beim Import (Zuweisung «Gruppe») die «Untergruppe» aus, da die Hauptgruppe dann automatisch durch die zugewiesene Untergruppe gewählt wird.
  • Spalte AA: Lagerbestand → Der Lagerbestand wird mit «0» exportiert wenn «Produkt mit Lager» Nein ausgewählt wurde. Wenn das Lager weiterhin deaktiviert bleiben soll, muss das «0» entfernt werden, damit das Feld leer ist!
  • Spalte AC: Ansprechpartner → E-Mail Adresse des Benutzers anstelle des Benutzernamen verwenden. Oder den Vor- & Nachnamen des Benutzers umkehren (Richtig: Vorname/Nachname).
  • Spalte AH: Staffelpreise → Staffelpreise können nicht importiert werden. Diese müssen direkt im bexio UI erfasst werden.

Weitere Tipps zum Import finden Sie in unserem Beitrag: Produktimport Funktion (hier sind auch die Pflichtfelder aufgeführt)


Einkauf

 

Wie erfasse ich eine Gutschrift für meine Lieferantenrechnung?


Eine Funktion für Gutschriften von Kreditoren haben wir aktuell noch nicht implementiert. Wie Sie trotzdem in bexio Kreditoren Gutschriften erfassen können, erfahren Sie in diesem Help-Center Beitrag: Kreditoren Gutschriften »

Die Funktionsanforderung finden Sie zudem in unserem Ideen-Portal. Gerne können Sie für diesen Wunsch abstimmen und / oder einen Kommentar für das Produktmanagement hinterlassen. In diesem Ideen-Portal sammelt das Produktmanagement alle Funktionswünsche rund um bexio! Weitere Informationen und diese Funktionsanforderung finden Sie hier: Kreditoren Gutschrift »

 

Die Lieferantenrechnung erscheint immer noch im Status «übermittelt», obwohl ich die Transaktion abgeglichen habe.


Die Lieferantenrechnungen wird im Status „übermittelt/heruntergeladen“ angezeigt:
Die Transaktion wurde übermittelt, jedoch noch nicht abgeglichen. Darum ist die Rechnung noch nicht im Status «bezahlt».

Bedeutung der Farben:
Bankzahlung übermittelt - schwarz → Bankzahlung wurde übermittelt, die Rechnung wurde aber noch nicht mit der Zahlung abgeglichen. Die Rechnung liegt noch in der Zahlungsfrist.
Bankzahlung übermittelt - rot → Bankzahlung wurde übermittelt, die Rechnung wurde aber noch nicht mit der Zahlung abgeglichen. Die Rechnung liegt ausserhalb der Zahlungsfrist.

Wenn die entsprechende Transaktion bereits über Ihr Banking ausgeführt wurde, empfehle ich Ihnen folgendes:

  1. Gehen Sie zu: «Banking → «Banktransaktionen anzeigen»
  2. Gehen Sie oben rechts auf «Filtern»
  3. Geben Sie hier den exakten Betrag der Transaktion ein und klicken Sie auf «Filter anwenden»
  4. Suchen Sie die betroffene Zahlung
    1. Ist die Zahlung im Status «Nicht abgeglichen», können unter «Aktionen» → «Abgleichen» die Transaktion mit der dazugehörigen Rechnung abgleichen.
    2. Ist die Zahlung bereits «Abgeglichen», wählen Sie «Aktionen» → «Abgleich rückgängig» und danach gleichen Sie die Transaktion mit der korrekten Rechnungsnummer ab. Wie gleiche ich meine Banktransaktionen mit bexio ab?

Bitte beachten Sie: Ist die Transaktion unter Banking nicht ersichtlich, wurde die Zahlung entweder noch nicht ausgeführt, oder Sie wurde noch nicht abgeholt. Verwenden Sie hierfür den Datumsbereich unter: «Transaktionen abholen»/«E-Banking synchronisieren», um diese abzuholen. Wenn ersteres zutrifft, überprüfen Sie bitte Ihr E-Banking.


Banking

 

Wie erfasse ich ein Bankkonto?


Ein neues Bankkonto können Sie wie folgt hinzufügen:

  1. Gehen Sie zum Modul «Banking» und klicken Sie oben rechts auf «Bankkonto hinzufügen».
  2. Optional steht Ihnen hier auch die Möglichkeit offen ein Kassenkonto zu erfassen. Aktivieren Sie hierfür die Auswahl-Box «Ist ein Kassenkonto». Lassen Sie die Auswahl-Box leer um ein Bankkonto hinzuzufügen.
  3. Ergänzen Sie die mit Stern markierten Pflichtfelder und bestätigen Sie Ihre Eingaben mittels «Speichern».

Eine detaillierte Anleitung, wie Sie ein Bankkonto hinzufügen, finden Sie auch in unserem Supportbeitrag: Bankkonto hinzufügen. Darin befindet sich zudem eine Videoanleitung.

Bitte beachten Sie, dass beim Anlegen eines Bankkonto automatisch eine Kontonummer in der Finanzbuchhaltung generiert wird. Sie können diese unter «Einstellungen» - «Alle Einstellungen» - «Buchhaltung» - «Kontenplan Finanzbuchhaltung» bei Bedarf anpassen.

 

Warum kann ich mein Bankkonto nicht löschen?


Sofern noch keine Buchungen darauf gemacht wurden, kann das Bankkonto im Kontenplan gelöscht werden. Wenn auf diesem Konto bereits Buchungen vorhanden sind, kann es lediglich «inaktiv» gesetzt werden, sofern der aktuelle Saldo Null beträgt. (Dies macht auch Sinn, da es dann im Notfall für manuelle Buchungen trotzdem noch verwendet werden könnte.)

Möchten Sie es auf «inaktiv» setzen können, gehen Sie wie folgt vor:
Das Konto kann erst auf «inaktiv» gesetzt werden, wenn es unter «Banking» entfernt wurde. Um das Bankkonto unter «Banking» löschen zu können, müssen Sie zuerst sicherstellen, dass es nicht als Standard-Konto hinterlegt ist.

Sie können unter den «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» einstellen für welche Dokumente welches Standard-Bankkonto verwendet werden soll. Bitte öffnen Sie gleich folgende «URL's» und ändern Sie das Standard-Bankkonto. Danach kann das Bankkonto unter «Banking» gelöscht werden.

Danach empfehlen wir Ihnen, das Konto im Kontenplan der Finanzbuchhaltung lediglich auf inaktiv zu setzen. Gehen Sie zu «Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Kontenplan Finanzbuchhaltung», wählen Sie das Konto welches Sie im Banking gelöscht haben und entfernen Sie das «Häckchen» bei «Aktiv».

 

Meine Rechnungen werden trotz richtiger Auswahl des Bankkontos auf das falsche Konto des Kontenplans verbucht.


Wenn Sie im Banking ein Bankkonto anlegen, generiert bexio im Hintergrund in der Finanzbuchhaltung immer ein «Systemkonto» für den Kontenplan. Diese Verbindung ist unwiderruflich und nicht konfigurierbar. Ebenso lässt sich auch nicht ein bereits bestehendes Konto aus dem Kontenplan mit einem Konto aus dem Bereich «Banking» nachträglich verknüpfen. Weitere Informationen zu Systemkonten »

Ich vermute, in Ihrem Fall ist das Problem, dass die Konten im Kontenplan verändert wurden. Um dies nachvollziehen und wieder korrigieren zu können, empfehle ich Ihnen in einer offenen Testrechnung diverse Zahlungseingänge zu erstellen mit unterschiedlichen Beträgen. Unter «Buchhaltung» → «Berichte» → «Journal» sehen Sie danach genau mit welchem Betrag auf welches Konto gebucht wurde. So lässt sich nachvollziehen, welche Konten effektiv verbucht wurden.

Zum Beispiel:

  • Sie wählen in der Rechnung das «Postkonto» als Zahlungsmittel - in der Finanzbuchhaltung wird aber «1021 BLKB» gebucht.
  • Sie wählen in der Rechnung «BLKB» aus als Zahlungsmittel - in der Finanzbuchhaltung wird aber «1010 Post» gebucht.

Nun gehen Sie zum Kontenplan: «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Kontenplan Finanzbuchhaltung». Dort nehmen Sie zuerst das 1021 und wechseln die Kontonummer vorübergehend in «1022», um die Kontonummer «1021» freizugeben. Nun können Sie das Konto 1021 wieder verwenden und dem «BLKB» zuordnen. Wiederholen Sie den Vorgang nun noch für das PostFinance Konto.

Anschliessend wird die Buchhaltung wieder korrekt sein.

 

Es fehlen Transaktionen meines PostFinance / Raiffeisen / ZKB / BCV Kontos!


Am besten gehen Sie einmal so vor, dass Sie die Transaktionen rückwirkend in Ihr bexio importieren. Dafür können Sie im Menü oben in bexio auf Banking klicken und anschliessend auf «Transaktionen abholen» klicken. Im ersten Schritt haben die Sie den «Datumsbereich». Wählen Sie hier bitte den gewünschten Zeitraum aus. Somit werden auch Kontoauszüge, die allenfalls bereits als «abgeholt» markiert sind in Ihrem E-Banking, erneut geprüft und importiert.

Wir haben auf der Schnittstelle einen Duplikatsfilter aktiv, der verhindert das Sie eine Transaktion zwei Mal importieren. Dementsprechend können Sie keine Duplikate haben und können damit sicherstellen, dass alle Transaktionen importiert wurden. Somit empfehle Ihnen den Datumsbereich grosszügig zu wählen um sicherzustellen, dass wir alle fehlenden Transaktionen beim Import berücksichtigen können.

Ich würde Ihnen generell empfehlen einmal in der Woche oder einmal im Monat rückwirkend Transaktionen abzuholen. Damit können Sie sicherstellen das alle Transaktionen importiert wurden und nichts vergessen ging.

 

Es fehlen Transaktionen meines UBS / Valiant / BCJ / SGKB / TKB Kontos!


Am besten gehen Sie so vor, dass Sie die Transaktionen rückwirkend in Ihr bexio importieren. Dafür können Sie im Menü oben in bexio auf Banking klicken und anschliessend neben «E-Banking Synchronisieren» auf den kleinen Pfeil klicken. Daraufhin können Sie einen «Datumsbereich» festlegen. Somit werden auch Kontoauszüge, die allenfalls bereits als «abgeholt» markiert sind in Ihrem E-Banking, erneut geprüft und importiert.

Wir haben auf der Schnittstelle einen Duplikatsfilter aktiv, der verhindert das Sie eine Transaktion zwei Mal importieren. Dementsprechend können Sie keine Duplikate haben und können damit sicherstellen, dass alle Transaktionen importiert wurden. 

Ich würde Ihnen generell empfehlen einmal in der Woche oder einmal im Monat rückwirkend Transaktionen abzuholen. Damit können Sie sicherstellen das alle Transaktionen importiert wurden und nichts vergessen ging.

 

Ich kann keine Zahlung an mein E-Banking übermitteln.


Aufgrund des Standardisierten «ISO Formats» der Banken, müssen Zahlungen gewisse Voraussetzungen erfüllen, damit diese übermittelt werden können:

  • Das Zahlungsdatum darf nicht mehr als 10 Tage in der Vergangenheit liegen.
  • Das Zahlungsdatum darf nicht mehr als 60 Tage in der Zukunft liegen.
  • Kontonummern müssen mit Bindestrichen getrennt werden.
  • Zeilenumbrüche in der Adresse sind nicht zulässig.

Ich vermute einer dieser Punkte ist die Ursache dafür, dass die Zahlung nicht übermittelt werden kann. Bei mehreren Zahlungen ist es ausserdem möglich, dass nur aufgrund einer Zahlung, welche die Voraussetzungen nicht erfüllt, die Übermittlung nicht stattfinden kann.

Sollte es nicht an den genannten Punkten scheitern, melden Sie sich bitte erneut bei mir. Weitere Informationen finden Sie in unserem Supportbereich unter «Zahlungen direkt aus bexio».

 


Buchhaltung

 

Ich erhalte die Zahlung von PayPal zusätzlich noch über mein Banking, wie muss ich das buchen? / Wie verbucht bexio die Kommission's Gebühren von PayPal / Stripe / SIX Payment Services?


Beim Zahlungseingang über PayPal / Stripe / SIX Payment Services wird der gesamte Rechnungsbetrag auf das Konto «Forderungskonto» 1029 gebucht (Abweichung der Konto-Nr. möglich - lässt sich manuell abändern). Dies ist auch das erwünschte Verhalten, da die Rechnung effektiv ausgeglichen wurde.

Die Zahlungsgebühr (Kommission), die vom Drittanbieter verrechnet wird, kann im Nachhinein mittels manueller Buchung verbucht werden. Dies wird empfohlen, sobald der einbezahlte Betrag auf Ihrem Bankkonto gutgeschrieben wurde und die Transaktion im bexio-Banking zum Abgleich bereitgestellt wurde. Diese Transaktion kann jetzt mit dem «Forderungskonto» (1029) gegengebucht werden. Der übrig bleibende Betrag auf dem «Forderungskonto» (die Kommission) kann entweder direkt oder (z.B.) ende Monat mittels manueller Buchung ausgebucht werden.

Beispiel:

  1. Der bezahlte Betrag ist CHF 45.-.
  2. Wird über das Forderungskonto 1029 Soll-Konto automatisch als bezahlt verbucht.
  3. Die Gutschrift wird als Bankbuchung abzüglich der Kommission gutgeschrieben und im Banking abgeholt. z.B. CHF 43.87.
  4. Diese Transaktion kann jetzt mit dem Forderungskonto gegengebucht werden.
  5. Der übrig bleibende Betrag auf dem Forderungskonto (die Kommission) kann entweder direkt oder (z.B.) ende Monat mittels manueller Buchung ausgebucht werden.

Welche Buchungssätze und welche Konten Sie für das korrekte Verbuchen verwenden müssen, können wir Ihnen nicht mitteilen, weil wir keine Buchhalter oder Treuhänder sind und keinen buchhalterischen Support anbieten. Für diese Fragen bitten wir Sie, sich direkt mit Ihrem Buchhalter oder Treuhänder des Vertrauens in Verbindung zu setzen. Sollten Sie noch keinen Treuhänder haben, finden Sie bestimmt einen bexio zertifizierten Treuhänder in Ihrer Nähe. Hier finden Sie unser Treuhandverzeichnis.

 

Ist bexio Revisionssicher? / Wie kann ich alle meine hochgeladenen Belege herunterladen, bzw. ein Backup erstellen?


Die Belege welche Sie in bexio hochladen werden nicht in einem für die Revision anerkannten Format abgelegt, weshalb wir Ihnen empfehlen die Belege im Original noch separat aufzubewahren. Grundsätzlich stellen wir alle Dateien im Excel und/oder als PDF Datei zum Export zur Verfügung. Wie Sie Ihre Dateien zusätzlich lokal sichern könnten, erfahren Sie in unserem Artikel: Meine Daten sichern/ Backup erstellen.

Generell ist es aber in bexio so, das wir 2 Datencenter in der Schweiz an unterschiedlichen Standorten haben und täglich Back-ups machen. Wir stellen sicher, das Ihre Daten so mehrmals täglich geschützt werden. Solange Sie bexio nutzen können wir Ihnen bei Bedarf diese Backups kostenpflichtig wieder für Sie einspielen, sofern dies nötig sein sollte.

Wenn Sie die Sicherung aller Belege vornehmen möchten, beachten Sie dabei bitte, dass die von Ihnen hochgeladenen Dateien nur einzeln heruntergeladen werden können. Dafür gibt es aber bereits eine Funktions-Anforderungen im Ideen-Portal: Beleg-Download. Geben Sie hier einen Vote ab, damit Sie benachrichtigt werden, sobald es Neuigkeiten bezüglich diesem Funktionswunsch gibt.

 

Wie kann ich mein Kreditkarten Konto in einer Rechnung verbuchen?


Damit in einer Rechnung / Lieferantenrechnung das «Forderungskonto» (Kreditkarte o.ä.) als Zahlungskonto unter den Zahlungsein- & Ausgängen ausgewählt werden kann, muss dieses Konto initial im «Banking» Modul erfasst worden sein.

Wenn Sie im Banking ein Bank-/Kassenkonto anlegen, generiert bexio im Hintergrund in der Finanzbuchhaltung immer ein «Systemkonto» für den Kontenplan. Diese Verbindung ist unwiderruflich und nicht konfigurierbar. Ebenso lässt sich auch nicht ein bereits bestehendes Konto aus dem Kontenplan mit einem Konto aus dem Bereich «Banking» nachträglich verknüpfen. Weitere Informationen zu Systemkonten »

Empfohlenes Vorgehen:

  1. Klicken Sie unter «Banking» auf «Bankkonto hinzufügen». Aktivieren Sie hierfür die Auswahl-Box «Ist ein Kassenkonto».
  2. Ergänzen Sie das Pflichtfeld «Bezeichnung» und die Währung und bestätigen Sie Ihre Eingaben mittels «Speichern».
  3. Es wird entsprechend eine Kontonummer >1000 in Ihrem Kontoplan erstellt, mit der Bezeichnung «Kassenkonto (XY) CHF». Überprüfen Sie dieses unter: «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Kontenplan Finanzbuchhaltung».
  4. Existiert nun bereits ein zuvor generiertes (nicht System-) Konto? Dann können Sie jetzt die Umbuchungen vom alten zum Neuen Konto vornehmen. Hat es keine Buchungen mehr auf dem alten Konto, kann dieses entfernt werden.
  5. Danach können Sie falls erwünscht, die Kontonummer des neu erstellen Systemkontos selbst anpassen.

 

Ich möchte meine MWST Abrechnungsmethode von vereinbart auf vereinnahmt wechseln, aber es geht nicht.


Kurz vorweg: Wenn Sie die MWST-Abrechnungsmethode (vereinbart oder vereinnahmt) umstellen, empfehlen wir, dass Sie Ihren Treuhänder oder Ihre Treuhänderin des Vertrauens beiziehen. Die Umstellung der MWST Abrechnungsmethode ist ein komplexer Vorgang und bedingt ausreichend buchhalterisches Wissen im Bereich der MWST.

Umstellung:
Die MWST-Abrechnungsmethode (vereinbart oder vereinnahmt) können Sie wechseln, jedoch nur, wenn keinerlei Buchungen (auch solche ohne MWST) in dem Jahr vorhanden sind, das Sie umstellen möchten. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass die MWST-Abrechnungsmethode im Jahr 2019 nach vereinbartem Entgelt/vereinnahmten Entgelt abgerechnet wird, muss jede Buchung aus diesem Jahr entfernt werden, damit dies umgestellt werden kann.


Die Buchungen können wir für Sie nicht löschen. Das beschädigt die Integrität der Daten in bexio und deshalb bieten wir das nicht an.

Empfohlene Vorgehensweise:

Aktuell zeigen wir in den Grundeinstellungen der MWST die Meldung an, dass nur Buchungen mit MWST entfernt werden müssen, das ist aber nicht korrekt. Es dürfen keine Buchungen im Jahr 2019 vorhanden sein (auch nicht ohne MWST), damit der Wechsel durchgeführt werden kann.

Damit Sie umstellen können, prüfen Sie bitte diese Punkte:

  • Überprüfen Sie unter «Buchhaltung» → «Berichte» → «Journal» ob ausnahmslos keine Buchungen vorhanden sind im Jahr 2019.
  • Rechnungen/Lieferantenrechnungen müssen sich im Status Entwurf befinden, damit keine Buchung entsteht.
  • Aufwendungen und Manuelle Buchungen alle von xx.xx.2019 auf xx.xx.2020 ändern.
  • Bankbuchungen: Abgleich Rückgängig machen; nach der Umstellung der Abrechnungsmethode wieder abgleichen.
  • Lohnbuchungen: Unter «Löhne» → «Lohnabrechnung» → «Finanzbuchhaltung» in den entsprechenden Monaten «stornieren» klicken. Nach dem Stornieren des «Übertrags» (und der Umstellung der Abrechnungsmethode), können Sie lediglich den Übertrag erneut durchführen.

Falls die provisorischen Eröffnungsbuchungen bereits gemacht wurden, können Sie den Vortrag unter «Buchhaltung» → «Jahresabschluss» wieder löschen.

Wenn die definitiven Saldovorträge gemacht wurden (durch Abschluss des Geschäftsjahres), muss dieses Jahr erneut geöffnet werden. Wenn dies der Fall ist, senden Sie uns bitte eine E-Mail mit den Informationen, welches Unternehmen es betrifft, welches Jahr wir öffnen sollen und bestätigen Sie, dass wir das Jahr öffnen können.

Nachdem Sie diese Punkte geprüft haben, können Sie den Wechsel unter dem folgenden Pfad vornehmen: «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Grundeinstellungen MWST».

 

Wo kann ich meine MWST Methode auf Saldobesteuerung abändern?


Kurz vorweg: Grundsätzlich empfehlen wir, dass Sie bei der MWST-Methoden Umstellung den Treuhänder oder die Treuhänderin Ihres Vertrauens beiziehen. Die Umstellung der MWST-Methode ist ein komplexer Vorgang und bedingt ausreichend buchhalterisches Wissen im Bereich der MWST.

Den Wechsel können Sie direkt in Ihrem bexio-Konto vornehmen:
Um die MWST-Einstellung zu ändern, öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Grundeinstellungen MWST». Hier können Sie Ihre MWST-Methode auswählen, sofern keine Buchungen in diesem Jahr vorhanden sind. Sind bereits Buchungen vorhanden im betroffenen Jahr, kann es sein, dass die Auswahl blockiert ist. Beachten Sie dabei die folgenden beiden Beiträge, damit der Wechsel trotzdem vorgenommen werden kann.

Anleitungen für den Wechsel der MWST Besteuerungsmethode und die zu beachtenden Kriterien:

Warum kann ich meine MWST-Methode nicht wechseln?
Wie wechsle ich meine MWST-Methode unter dem Jahr?

Wechseln Sie zur Saldobesteuerung? Standard Saldosteuersatz hinterlegen, wenn noch keiner existiert:

Damit ein Saldosteuersatz initial angelegt werden kann, muss zuerst der Wechsel zu Saldobesteuerung in den «Grundeinstellungen MWST» vorgenommen werden, damit dieser nachträglich angelegt und als Standard hinterlegt werden kann.

  • Wählen Sie in diesem Fall nach der Umstellung auf die Saldobesteuerung den Steuersatz «UEX» als Standardsteuersatz aus. Bestätigen Sie Ihre MWST Einstellungen mit «Speichern»
  • Nach der Umstellung können Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Steuersätze MWST» Ihren Saldosteuersatz erstellen (Anleitung: Saldosteuersatz anlegen).
  • Danach können Sie den als Standard hinterlegten «UEX» Steuersatz durch den neu erstellten Saldosteuersatz in den Grundeinstellungen ersetzen.

 

Wie verbucht bexio meine Rechnungen bei der Saldobesteuerung?


In bexio verbuchen wir bei der Saldobesteuerung den Ertrag in brutto. Gleichzeitig wird der MWST-Betrag aus dem Ertrag ausgebucht. Andere Software-Lösungen buchen beides über den Ertrag. Korrekt sind beide Varianten. Dazu ein Beispiel:

Wird eine Rechnung mit Saldosteuersatz 5.9% über Total CHF 100.- erstellt, buchen wir folgendermassen bei Rechnungsdatum:

  • 03.07.20xx - 3401 Bruttoerlöse Kreditgeschäft - 2200 Geschuldete MWST (Umsatzsteuer) - 5.90
  • 03.07.20xx - 1100 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Debitoren) - 3401 Bruttoerlöse Kreditgeschäft - 100.-

Und beim Zahlungsdatum wird folgendermassen verbucht:

  • 31.07.20xx - 1020 Bank Muster Bank CHF (Muster Bank) - 1100 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Debitoren) - 100.-

Dadurch, dass der MWST-Betrag wieder aus dem Ertrag ausgebucht wird, lässt sich der Bruttobetrag nicht auf einen Blick in der Erfolgsrechnung nachvollziehen. Dies ist unserem Produktmanagement bekannt und wir prüfen derzeit Wege, wie wir das künftig einfacher darstellen können. Ich kann Ihnen derzeit keine Auskunft darüber geben, ob und wann hier eine Anpassung vorgenommen wird.

 

Trotz MWST Abrechnungsmethode vereinnahmt, wird bei mir die MWST bereits bei Rechnungs-Erstellung gebucht, das ist falsch!


In bexio verbuchen wir den Ertrag bei der vereinnahmten Methode zeitnah, also bei Rechnungsstellung. Andere Buchhaltungslösungen buchen beim vereinnahmten Entgelt jeweils alles beim Zahlungseingang. Korrekt sind beide Methoden.

Wird beispielsweise eine Rechnung über Total CHF 107.70 erstellt, buchen wir folgendermassen bei Rechnungsdatum:

  • 03.07.20xx - 1100 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Debitoren) - 2202 Umsatzsteuerausgleich Abrechnungsmethode - 7.70
  • 03.07.20xx - 1100 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Debitoren) - 3401 Bruttoerlöse Kreditgeschäft - 100

Und beim Zahlungsdatum buchen wir:

  • 31.07.20xx - 2202 Umsatzsteuerausgleich Abrechnungsmethode - 2200 Geschuldete MWST (Umsatzsteuer) - 7.70
  • 31.07.20xx - 1020 Bank Muster Bank CHF (Muster Bank) - 1100 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Debitoren) - 107.70

Dies hat zur Folge, dass der Umsatz nicht mit den Ertragskonten, sondern mit den Einnahmen gegengeprüft werden muss. Diese finden Sie unter «Buchhaltung» → «Berichte» → «Kontenblatt», wenn Sie mit von bis nach den Bankkonten filtern. Bitte beachten Sie, dass dort ebenfalls Kontoüberträge angezeigt werden; diese müssen Sie abziehen. Sobald die Zahlung erfolgt ist, wird die MWST relevant für die Abrechnung und ist auch erst ab diesem Moment auf dem MWST-Formular ersichtlich.

 

Ich kann den Jahresabschluss aufgrund der Erfolgsverbuchung nicht mahcen.


Kurz vorweg: Wenn Sie den Jahresabschluss vornehmen, empfehlen wir, dass Sie Ihren Treuhänder oder Ihre Treuhänderin des Vertrauens beiziehen. Dieser Vorgang bedingt ausreichend buchhalterisches Wissen.


Grundlegende Information:

Unter «Buchhaltung» → «Jahresabschluss» können Sie Geschäftsjahre sperren, abschliessen oder provisorische Saldovorträge durchführen.

  • Sperren - Wir übernehmen keine Zahlen ins neue Jahr, sondern sperren nur das Geschäftsjahr. Sperren kann man immer nur im Zuge eines Geschäftsjahresabschlusses. Sprich, wenn Sie beispielsweise das 2018 sperren wollen, müssen Sie mindestens das Jahr 2019 abschliessen und können dann in diesem Schritt das Jahr 2018 sperren.
  • Abschliessen - bexio übernimmt die Bilanz-Saldos als Eröffnungsbuchungen ins neue Jahr und verhindert, dass noch Buchungen in diesem Geschäftsjahr gemacht werden können.

Wenn beim Jahresabschluss der Punkt «Erfolgsverbuchung gemacht?» noch nicht mit einem «grünen Häckchen» versehen ist, wurde sehr wahrscheinlich der Gewinn / Verlust noch nicht ausgebucht, oder nicht vollständig. Dies muss in bexio mittels einer «manueller Buchung» über das Konto «9200 - Jahresgewinn oder Jahresverlust» vorgenommen werden.


Prüfen Sie den Erfolg:

  1. Gehen Sie zu «Buchhaltung» → «Berichte» → «Erfolgsrechnung».
  2. Öffnen Sie oben rechts über das «drei-Striche-Symbol» den Filter.
  3. Setzen Sie das abzuschliessende Geschäftsjahr.
  4. Sollte der Filter «Anzahl Dezimalstellen» vorhanden sein, setzen Sie zwingend «6 Dezimalstellen».
  5. Bestätigen Sie dies mit «Filter anwenden».
  6. Zu Unterst befindet sich der Gewinn / Verlust unter «TOTAL ERFOLGSRECHNUNG»
  7. Notieren Sie sich diesen Wert mit sämtlichen Kommastellen.

Verbuchen Sie den Erfolg:

  1. Gehen Sie nun zu «Buchhaltung» → «Manuelle Buchung».
  2. Setzen Sie das entsprechende Buchungs-Datum und die bevorzugte Belegnummer.
  3. Ergänzen Sie das Soll- & Haben Konto.
    1. Beim Gewinn muss der Saldo auf das Konto 9200 im «Soll» gebucht werden.
    2. Beim Verlust muss der Saldo auf das Konto 9200 im «Haben» gebucht werden.
    3. Das Gegenkonto ist nach Betrieb variierend und kann nicht durch uns vorgegeben werden. Wenn Sie nicht sicher sind, welches Konto Sie als Gegenkonto verwenden müssen, fragen Sie Ihren Treuhänder oder Ihre Treuhänderin. Diese können Ihnen bei der Verbuchung behilflich sein.
  4. Setzen Sie wenn bei Bedarf eine Beschreibung, wie z.B.: «Jahresgewinn 20XX».
  5. Fügen Sie nun den notierten Betrag aus der Erfolgsrechnung als «Betrag» ein und bestätigen Sie die Buchung mit «Buchen».

Danach ist der Jahresabschluss möglich und bexio überträgt die Bilanz-Saldos ins neue Jahr. In folgendem Beitrag sind weitere Punkte, die es zu beachten gilt: «Checkliste für den Jahresabschluss».

 


Lohn

 

Kann ich eine zusätzliche Lohnart hinzufügen?


Das Hinzufügen einer Lohnart und die daraus resultierenden Berechnungen im Hintergrund sind sehr komplex. Aus diesem Grund können wir keine individuellen Lohnarten erstellen.

Es besteht aber die Möglichkeit eine bereits existierende Lohnart zu kopieren und entsprechend umzubenennen. Berücksichtigen Sie dabei bitte, dass die Eigenschaften der kopierten Lohnart nicht verändert werden können. Jede Lohnart hat im Hintergrund diverse Berechnungen für die Lohnabrechnung hinterlegt. Aus diesem Grund achten Sie beim Kopieren einer Lohnart darauf, dass diejenige die Sie erstellen möchten, die gleichen Eigenschaften/Berechnungen verwendet, wie die ausgehende, welche kopiert wird.

Anleitung:

  1. Öffnen Sie das Lohnmodul und dann «Unternehmen» → «Lohnarten».
  2. Dort finden Sie beispielsweise die Lohnart «6301 - Netto Abzug 1».
  3. Kopieren Sie diese mit «Kopieren» unter dem «drei-Punkte-Menü» (rechts von der Lohnart).
  4. Es erscheint die Lohnart «6301.1 - Netto Abzug 1 (Kopie)»
  5. Jetzt können Sie dieser z.B. die Bezeichnung «Spesen XY»
  6. In der Lohnabrechnung lässt sich diese nun unter «Sonstige Zulagen und Abzüge» → «Sonstige Lohnarten» hinzufügen unter dem Namen «Spesen XY».

Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Supportbeitrag: Lohnarten kopieren »

 

Unser Mitarbeiter ist Quellensteuerpflichtig, welchen Tarifcode muss ich in bexio setzen?


Die Tarifcodes zur Berechnung der Quellensteuer werden vom Staat vorgegeben. Sie finden die Informationen zu den verschiedenen Codes auf der Quellensteuer-Webseite Ihres jeweiligen Kantones.

Als Beispiel finden Sie auf folgender Seite die Informationen, die der Kanton Bern zur Verfügung stellt: Informationen zu Tarifcodes - Kanton Bern »

Die Codes bedeuten Schweizweit das gleiche, haben nur kantonal unterschiedliche Berechnungsmodelle zur Folge. In bexio ist das so geregelt, dass wir für jeden Kanton die erforderliche Tabelle mit den enthaltenen Tarifcodes und den anzuwendenden Prozentsätzen hinterlegt haben und anhand von Ihren Angaben auf dem Mitarbeiter die entsprechende Tabelle verwenden.

In unserem Supportbeitrag finden Sie noch eine allgemeine Anleitung: Quellensteuer erfassen ». Für weitere Informationen, wenden Sie sich am besten direkt an die Quellensteuerbehörde.

 

Wie bezahle ich die Löhne meiner Mitarbeiter?


Sobald Sie einen Monat abgeschlossen haben, können Sie unter «Lohnabrechnung» → «Lohnzahlungen» die «Gewählten Zahlungen an Ihr Banking übertragen». Beachten Sie, dass die Lohnzahlung im Banking Modul von bexio unter «Zahlungsausgänge anzeigen» noch übermittelt werden muss. Die Details der Zahlung werden standardmässig als «verborgen» angezeigt, das ist anderweitig nicht konfigurierbar. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Supportbeitrag: Wie bezahle ich die Löhne? »

Vergessen Sie nicht, dass Sie je nach Bank die Zahlungen in Ihrem E-Banking noch visieren und freigeben müssen.


Add-ons & Apps

Folgt.


Einstellungen

Folgt.


 

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