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Ich ändere meine Rechtsform - was muss ich in bexio anpassen?

Wenn Sie Ihre Rechtsform ändern, gibt es einige Anpassungen, die Sie in Ihrem bexio-Konto vornehmen müssen. Wir empfehlen Ihnen, diese Änderungen gemeinsam mit einem Spezialisten, zum Beispiel mit Ihrem Treuhänder, vorzunehmen.

Zuerst schliessen Sie das Jahr mit der alten Rechtsform ab. Wie Sie in bexio ein Jahr abschliessen können, erfahren Sie in diesem Beitrag: Geschäftsjahr abschliessen. Sollten Sie unterjährig die Rechtsform anpassen, passen Sie die Geschäftsjahre unter "Einstellungen" - "Alle Einstellungen" - "Buchhaltung" - "Geschäftsjahr ändern" an und führen zwei Abschlüsse mit verkürzten Geschäftsjahren durch. Zum Beispiel:

  • Einzelfirma bis 30.09.2018 -> Einstellung 01.01.2018 - 30.09.2018
  • GmbH ab 01.10.2018 -> Einstellung 01.10.2018 - 31.12.2018

Anschliessend nehmen Sie folgende Einstellungen vor:

  • Ändern Sie Ihren Firmennamen unter "Einstellungen" - "Firmenprofil" auf die neue Rechtsform.

  • Wenn Sie Ihr eigenes Briefpapier im PDF-Format als Hintergrund beim Logopapier hinterlegt haben, passen Sie diesen an und laden das neue PDF unter "Einstellungen" - "Dokumentenvorlage" hoch.

  • Passen Sie Ihren Firmennamen für die bexio-Rechnungen unter "Einstellungen" - "Pakete / Add-ons / Benutzer" - "Paket, Optionen und Bezahlmethode" bei der Rechnungsadresse an.

  • Erstellen Sie unter "Einstellungen"  "Alle Einstellungen" - "Buchhaltung" - "Kontenplan Finanzbuchhaltung" die Konten für die neue Rechtsform, die benötigt werden.
    • Wichtig: Legen Sie neue Konten für die gewünschte Rechtsform an. Überschreiben Sie keine bestehenden Konten.
    • Passen Sie die Systemkonten (gekennzeichnet mit einem Schloss-Symbol) nicht an, weil diese für automatisierte Buchungen verwendet werden und von der Rechtsform unabhängig sind.

  • bexio übernimmt die Bilanzsaldis beim Jahresabschluss automatisch ins neue Jahr. Danach müssen Sie mit manuellen Buchungen unter "Buchhaltung" - "Manuelle Buchung" die Saldis der alten Konten wo nötig auf die neuen Konten für die geänderte Rechtsform umbuchen.

  • Gehen Sie nun nochmals zum Kontenplan ("Einstellungen" - "Alle Einstellungen" - "Buchhaltung" - "Kontenplan anpassen") und setzen Sie die nicht mehr verwendeten Konten auf inaktiv, damit diese bei Buchungen nicht mehr verwendet werden können.

Dieses Vorgehen ist eine Empfehlung von bexio. Die Entscheidung, ob Sie wie beschrieben vorgehen wollen, liegt aber selbstverständlich bei Ihnen.

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