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Comment saisir des ordres se répétant (abos)?

Si vous envoyez chaque mois, chaque jour, chaque semaine, chaque année toujours la même facture à votre client car ce dernier a par exemple un abonnement téléphonique, est locataire ou paye pour une licence, vous pouvez largement automatiser ce processus en saisissant des ordres se répétant.

Pour paramétrer les options de répétition, commencez par créer un ordre avec les positions souhaitées. Si vous utilisez des positions d'article, veillez à saisir les positions comme «services» et non comme «marchandises». Cliquez ensuite dans l'ordre sur le point de menu «Répétition».

 

Type de répétition

Sous Type de répétition, vous pouvez choisir entre quatre types: «Tous les jours», «Toutes les semaines», «Tous les mois», et «Tous les ans». Selon le type de répétition, les possibilités de sélection peuvent être modifiées sous «Répéter le».

 

Pour une répétition hebdomadaire, vous pouvez par exemple choisir le ou les jours de la semaine où la répétition doit se produire.

 

«Début le» et «Fin le»

Sous «Début le», vous pouvez fixer la date de début et sous «Fin le», vous pouvez inscrire au besoin la date de fin. Pour les ordres à durée indéterminée, nous vous recommandons de choisir l'option «Durée illimitée».

Après avoir enregistré les options, les ordres possédant une répétition sont marqués dans la liste d'aperçu avec une double flèche verte-orange. Pour les ordres comportant une facture échue, un triangle de signalisation jaune avec un point d'exclamation apparaît en plus.

 

Pour savoir comment supprimer des ordres se répétant, veuillez consulter notre rapport «Supprimer des ordres se répétant (abos)».

 

Décompte des ordres se répétant

Après avoir défini les conditions de répétition, vous avez deux possibilités pour générer des factures à partir des ordres se répétant:

  • D'une part manuellement via l'ordre respectif.
  • D'autre part via l'assistant «Factures récurrentes (abonnement)».

 

Création manuelle de la facture

Lorsque vous ouvrez un ordre se répétant, vous pouvez cliquer sur le bouton «Créer facture pour...» pour créer la facture suivante.

 

Assistant pour les ordres se répétant

L'assistant pour factures récurrentes se trouve sous: «Vente - Autres - Factures récurrentes (abonnement)». En cliquant sur «Nouveau cycle», vous démarrez un nouveau cycle de facturation.

 

Ordres récurrents jusqu'au

Vous pouvez choisir ici la date jusqu'à laquelle les factures récurrentes doivent être sélectionnées. Toutes les factures récurrentes qui n'ont par exemple pas été déclenchées le 30.11.2012 sont incluses dans ce critère.

 

Statut initial de la facture

Vous pouvez choisir ici le statut («Ebauche», «En cours») affecté aux factures après la fin du cycle de facturation.

 

Sélectionner clients

Sélectionnez les clients auxquels doivent être envoyées les factures récurrentes. Un triangle de signalisation s'affiche à droite lorsqu'un nombre de factures supérieur à la moyenne est généré à partir d'un ordre unique.

L'écriture apparaît dans ce cas en rouge. Avant de créer les factures, veuillez tenir compte des éventuels triangles de signalisation pour éviter de créer des factures non désirées.

 

Sélectionner papier

Une liste de toutes les factures récurrentes créées est ensuite générée. Appuyez sur le bouton «PDF avec papier à logo» pour préparer toutes les factures avec le papier à logo défini dans un PDF ou sur le bouton «PDF sans papier à logo» pour préparer toutes les factures sans papier à logo dans un PDF.

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