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Comment créer une nouvelle tâche?

Avec les tâches, vous disposez d'un outil simple et efficace pour gérer vos affaires à traiter.

Vous pouvez saisir de nouvelles tâches dans le module de tâche avec le bouton «Nouvelle tâche».

 

 

Enfin, le masque de saisie de la nouvelle tâche s'affiche:

 

 

Objet et remarques

Dans le champ «Objet», vous définissez un titre pour la tâche, par exemple «Appeler le client XY». Dans le champ «Remarques», vous pouvez ensuite détailler en quoi consiste cette tâche. Par exemple «Discuter du devis AU-000123».

 

A traiter jusqu'au

Vous définissez ici la date limite à laquelle la tâche doit être effectuée. Il existe sous bexio des tâches ouvertes, des tâches effectuées et des tâches en retard. Dès que la date et l'heure sont dépassées, le statut de la tâche passe automatiquement de «En suspens» à «En retard».

 

 

Contact

Choisissez ici le contact auquel attribuer la tâche. Dans le champ de contact, tapez simplement les premières lettres du contact souhaité ou cliquez sur l'icône près du champ pour afficher la liste de tous les contacts.

 

 

En fonction du contact choisi, vous pouvez également sélectionner un correspondant et éventuellement un projet.

 

Interlocuteur

L'interlocuteur renvoie toujours à un utilisateur bexio. Par défaut, son nom est indiqué, en tant que créateur de la tâche. Si vous souhaitez déléguer la tâche, choisissez ici tout simplement l'utilisateur bexio qui doit réaliser la tâche.

 

Rappel

Vous pouvez ici déterminer si vous souhaitez recevoir un rappel de la tâche par e-mail ou par sms. Cochez tout d'abord la case, afin que les options de rappel soient visibles. Maintenant, vous n'avez plus qu'à définir le type de rappel, ainsi que le délai de rappel. Vous recevez ensuite un rappel par e-mail à l'adresse que vous avez saisi dans votre compte d'utilisateur bexio, dans notre exemple deux heures avant la tâche à accomplir.

 

 

Catégorie et priorité

Les fonctions «Catégories» et «Priorité» vous offrent la possibilité de différencier et trier par priorité vos affaires à traiter. Vous pouvez créer de nouvelles catégories dans «Paramètres» au point «Tâches/Catégories».

Dans le champ «Planification temporelle», vous pouvez indiquer le temps que vous estimez nécessaire à la réalisation de la tâche.

Il est possible de générer une saisie de temps directement depuis une tâche. Cette fonction est surtout pratique pour les tâches relatives aux interventions immédiatement facturables comme la programmation, la conception ou les services.

Pour ne pas avoir à saisir séparément les temps et les tâches, vous avez la possibilité de créer et d'enregistrer une entrée de temps dans les données relatives à la tâche (contact, correspondant, tous les projets).

Comment créer une saisie de temps à partir d'une tâche?

Pour créer l'entrée de temps à partir de la tâche, procédez comme suit:

  1. ouvrir une tâche créée ou existante dans l'aperçu détaillé
  2. Appuyez sur le bouton «Nouvelle entrée de temps»



  3. Choisissez l'activité, la durée, le caractère facturable ou non et le statut puis enregistrez.

 

Ensuite vous recevez dans la tâche le message «L'entrée de temps a été enregistrée avec succès» et le temps a déjà été créé, à partir de la tâche, avec toutes les données de contact y compris le projet, quand il est indiqué.

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