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QR-facture

La QR-facture remplacera les actuels bulletins de versement orange et rouges et permettra de dématérialiser le processus de facturation. 

 

Sommaire

 

Qu’est-ce qu’une QR-facture?

La QR-facture va remplacer les actuels bulletins de versement orange et rouges. Ces derniers resteront toutefois disponibles pendant la phase de transition.

 La QR-facture se compose:

  • d’un récépissé et d’une section paiement
  • d'une partie en texte clair et d'une partie lisible numériquement (code QR)
  • Toutes les informations nécessaires à l’exécution du paiement sont contenues dans les deux parties

Les avantages de la facture QR

  • Facilité d’utilisation: Le bulletin de versement et son code QR sont entièrement générés dans bexio. Le numéro de référence permet également de simplifier le rapprochement des paiements et des factures.
  • Pas de bulletin de versement préimprimé:  Le bulletin de versement peut être imprimé directement sur la facture et sur du papier ordinaire (à moins que vos clients ne veuillent régler leurs factures au guichet).
  • Dématérialisation: Le code QR contient toutes les informations importantes et peut être scanné où que vous soyez. Il n’est plus nécessaire de saisir les numéros de référence! (Si une saisie manuelle est nécessaire, le nouveau bulletin de versement peut également être utilisé de manière traditionnelle à l’aide du texte clair.)

Cas particulier Raiffeisen
bexio recommande aux clients Raiffeisenbank de ne pas passer à la QR-facture. La raison en est que nous recevons trop peu d'informations de la banque sur l'interface lors de l'importation des transactions pour pouvoir garantir un rapprochement irréprochable dans bexio.

Important: Vous pouvez tout à fait continuer à travailler avec le module bancaire de bexio. Nous vous recommandons simplement de continuer à utiliser le BVR (bulletin de versement orange) pour le moment.

 

Comment activer la QR-facture?

Si vous souhaitez configurer la QR-facture sur votre compte postal ou bancaire, allez dans le module bancaire de bexio et cliquez sur «Ajouter un compte bancaire» dans le coin supérieur droit. Si vous souhaitez configurer la QR-facture dans un compte existant, cliquez sur «Modifier le compte bancaire».

 

Cochez la case «Facture avec code-QR» en bas de la page. Les paramètres correspondants devraient s’ouvrir.

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Options de configuration

Vous pouvez configurer la QR-facture de trois façons différentes:

1. IBAN + Référence du créancier:

  • cette option permet un rapprochement et une comptabilisation automatiques des paiements de bexio et des factures avec un risque d’erreur minimal (en cas d'échec, une saisie manuelle est toujours possible)

2. QR-IBAN + référence QR:

  • Correspond à l’actuel bulletin de versement orange (BVR)
  • Si vous utilisez déjà la procédure BVR et que vous avez activé la méthode BVR pour votre compte bancaire, le QR-ID est automatiquement récupéré; vous devez toutefois saisir le QR-IBAN
  • cette option permet un rapprochement et une comptabilisation automatiques et sans erreur des paiements de bexio et des factures
  • Le QR-IBAN et le QR-ID sont fournis par votre banque. Si vous souhaitez travailler avec cette option et que vous n'avez pas encore reçu de QR-IBAN et de référence QR, adressez-vous à votre banque

3. IBAN:

  • remplace à l’actuel bulletin de versement rouge
  • correspond au paiement IBAN
  • un paiement IBAN peut ne pas être automatiquement affecté à une facture en cas de numéro de référence manquant. Le rapprochement automatique n'est donc pas possible.

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Procédure à suivre en cas d'écart entre le montant versé et le total de la facture

Si vous travaillez avec la procédure QR, vous avez la possibilité d'accepter et de rapprocher automatiquement un paiement, même si le montant total de la facture n'a pas été transféré. Ce peut être le cas si vous souhaitez accorder une remise à un client, par exemple.

 Exemple:

  •  J'accepte les écarts de 5 CHF ou 2%
  • Une facture de 100 CHF fait l’objet d’un règlement de 96 CHF. La facture est automatiquement rapprochée car l’écart est inférieur à 5 CHF
  • Une autre facture de 1000 CHF fait l’objet d’un règlement de 986 CHF. La facture est automatiquement rapprochée car l’écart est inférieur à 2%
  • Une autre facture de 500 CHF fait l’objet d’un règlement de 470 CHF. La facture n'est pas rapprochée automatiquement, car l’écart est supérieur à 5 CHF et à 2%

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Créer un paiement avec la facture QR

Vous pouvez sélectionner la facture QR dans la rubrique Banque lors de la saisie d'un paiement.

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Lors de la saisie d'un paiement avec QR-IBAN, veuillez noter les points suivants:

  • Les paiements QR-IBAN ne peuvent être saisis qu'avec un numéro de référence (référence QR)

Exemple de paiement QR-IBAN :

 

Lorsque vous saisissez un paiement par facture QR en utilisant un IBAN quelconque, veuillez noter ce qui suit

  • Le paiement par IBAN peut contenir un numéro de référence, mais il n'est pas obligatoire. Le champ Numéro de référence peut également être laissé vide.

Exemple de paiement IBAN :

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Imprimer la facture avec le code QR

Lors de l'impression de la facture QR, assurez-vous que le compte bancaire correct est sélectionné dans les paramètres de la facture. Pour chaque compte bancaire, vous ne pouvez avoir activé que le bulletin de versement orange (document de facturation avec POR) ou la facture avec code QR. Dès que la facture avec le code QR est activée dans la banque, nous écrasons automatiquement le bulletin de versement orange.

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Dans les modèles de documents, vous pouvez définir dans le coin inférieur gauche que le calcul du QR est affiché sur une page séparée lors de l'impression.

 

Positionnement de la QR-facture

Les positionnements de la QR-facture ne peuvent pas être modifiés dans bexio. La raison en est que bexio prend automatiquement en charge le positionnement de manière à satisfaire les standards officiels de Six. Si l’un des bords de la facture est coupé ou que vous rencontrez un problème d’impression similaire, veuillez vérifier vos paramètres d'impression.

Lors de l'impression de la QR-facture, le symbole des ciseaux est toujours imprimé. Il n'est pas possible de l’ignorer. 

La raison en est que nous ne pouvons pas vérifier si la QR-facture est imprimée sur du papier perforé ou sur du papier vierge. Si vous utilisez du papier vierge, les ciseaux doivent impérativement être présents sur l'impression conformément aux standards de Six. Si vous utilisez du papier perforé, sélectionnez une autre variante d'impression dans les paramètres d'impression de manière à ce que l'impression corresponde également sur ce type de papier.

 

«Payable par» n’est pas disponible dans la QR-facture

Si vous ne voyez pas de destinataire en face de «Payable par» dans la QR-facture, il est probable que les données relatives au destinataire de la facture ne sont pas complètes. 

Si un élément de l’adresse (pays, rue, numéro, NPA ou localité) est manquant, bexio n’affiche pas l’adresse car l'institution financière refuserait la facture.

Vous pouvez saisir toutes les données relatives à l’adresse sur la page du destinataire de la facture (contact).

 

 

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