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Trop-perçu / Moins-perçu / Remboursement

Procédure recommandée en cas de trop-perçu ou de moins-perçu.

 

Sommaire

 


 

Informations préliminaires concernant le compte client: Dans bexio, un type de compte spécifique est associé à chacun de vos contacts. Le solde du compte devient négatif lorsque vous émettez des factures (le client a une dette envers vous), et il s'équilibre ou devient positif lorsque le client vous règle des factures ou vous verse un trop-perçu. Nous comptabilisons ces écritures clients sur le compte client «2030 - Acomptes reçus de tiers». En savoir plus à ce sujet »

 


 

Trop-perçu

Le montant excédentaire est déduit de la facture suivante

Situation de départ: Un client vous règle un montant supérieur au montant de la facture ou effectue un double paiement par inadvertance. → Le trop-perçu n'est pas remboursé, mais comptabilisé dans le compte client pour la prochaine facture que recevra le client.

 

Procédure recommandée:

  1. Rapprocher le paiement (trop-perçu compris) de la facture. (Le trop-perçu est automatiquement comptabilisé comme avoir sur le compte «2030 - Acomptes reçus de tiers».)

  2. Dès qu'une nouvelle facture est créée pour ce même client, l’avoir peut être directement débité du montant de la facture à condition que celle-ci ait le statut «Ouvert».

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Paiement compensé (trop-perçu compris).

 

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Nouvelle facture établie pour le même client avec le statut «Ouvert». L’avoir peut être débité immédiatement.

 


 

Le montant excédentaire est remboursé (trop-perçu ou paiement en double)

Situation de départ: Un client vous règle un montant supérieur au montant de la facture ou effectue un double paiement par inadvertance. → Le trop-perçu est remboursé.

 

Procédure recommandée:

  1. Rapprocher le paiement (trop-perçu compris) de la facture. (Le trop-perçu est automatiquement comptabilisé sur le compte «2030 - Acomptes reçus de tiers».)

  2. Saisissez dans le module bancaire de bexio ou directement dans votre e-banking un paiement correspondant au montant excédentaire versé par le client.

  3. A la réception de la transaction dans le module bancaire de bexio, vous pouvez la comptabiliser sur le compte client du destinataire de la facture à l’aide d’une «écriture client». → Le trop-perçu est ainsi compensé.

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Paiement compensé (trop-perçu compris).

 

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Rapprochement du paiement avec le compte client.

 

Alternative au compte client: Alternativement, le montant peut être déjà «fractionné» lors du rapprochement bancaire du montant du trop-perçu. Le montant effectif de la facture est comptabilisé sur la facture et le trop-perçu ou le double paiement sur un «compte de passage» comme le compte «1099 - Compte d'attente pour des montants inexpliqués». Lorsque le versement du trop-payé doit être rapproché, il ne peut désormais être passé en contrepartie qu'avec le même compte de passage (et non avec le compte client).

  


 

Le montant excédentaire n’est pas remboursé (comptabilisation comme revenu)

Situation de départ: Un client vous règle intentionnellement un montant supérieur au montant de la facture suite à des prestations exceptionnelles. → Ce trop-perçu doit être comptabilisé comme revenu extraordinaire.

 

Procédure recommandée:

  1. Lors du rapprochement bancaire du paiement reçu, utilisez la fonction «Répartir le montant».
  2. Saisissez la première écriture sous «Concordant». → Recherchez le numéro de la facture ou le destinataire de celle-ci et saisissez uniquement le montant effectif du montant de la facture sous «Nouvel encaissement». Appuyez sur la touche Entrée ou Tabulation pour confirmer votre saisie, puis sélectionnez «Répartir le montant».
  3. Pour la prochaine écriture, cliquez sur «Ecriture manuelle» et sélectionnez le compte de produits correspondant aux revenus extraordinaires. (Notez que le compte de produits sélectionné dans la capture d'écran ne l’est qu’à titre d’exemple. Nous vous invitons à consulter votre fiduciaire qui vous aidera à sélectionner le compte approprié.) Le montant du trop-perçu devrait être calculé automatiquement. Vous pouvez le confirmer en cliquant sur «Rapprocher maintenant».

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Affectation du montant total du paiement à la facture et au compte de produits recommandé par votre fiduciaire.

 


 

Moins-perçu

Le client ne paie pas la totalité du montant (pour une raison légitime)

Situation de départ: Le client vous règle un montant inférieur à celui de la facture. → Si le moins-perçu est justifié, le montant restant peut être comptabilisé à l’aide d’un escompte ou d’une note de crédit afin que la facture soit compensée.

 

Procédure recommandée:

  1. Le montant effectivement payé est rapproché de la facture comme en temps normal.
  2. Le montant résiduel peut être comptabilisé sous «Encaissements et notes de crédit».
    • Escompte.
    • Note de crédit.

A noter: Lorsque le montant d’une facture n’est pas entièrement réglé, le montant résiduel peut être comptabilisé dans bexio comme «escompte», mais ceci a un impact sur la TVA. Dans le cas où l’écriture n’a aucune influence sur la TVA, le montant restant peut être comptabilisé comme «Note de crédit» dans le logiciel. Si ce montant doit être comptabilisé comme perte sur débiteur, une écriture rectificative doit être passée sous «Ecritures manuelles».

Nous ne pouvons malheureusement pas vous indiquer quelles écritures comptables vous devez utiliser, car nous ne fournissons pas d’assistance fiduciaire ni d’expertise comptable. Pour ces questions, merci de bien vouloir contacter directement votre comptable ou votre fiduciaire.

 

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Le montant est comptabilisé comme «Escompte» ou «Note de crédit» sous «Décaissements et notes de crédit».

 


 

Le montant n'est pas payé - Compenser la facture (le revenu est annulé)

Situation de départ: Le client ne paie pas ou ne paie qu’en partie le montant de la facture ouverte ou en retard. → Le statut de la facture est défini comme «Non payé» et une écriture rectificative est saisie manuellement. Ou bien la facture est compensée au moyen d'une note de crédit et une écriture rectificative est saisie manuellement. (Diminution du rendement / Perte sur débiteur)

 

Procédure recommandée:

  1. Ouvrez la facture impayée et allez dans l'onglet «Rappels».
  2. Cliquez sur le bouton «Faire passer le statut de la facture à «non payée»».
  3. Le revenu initialement comptabilisé fait alors l’objet d’une écriture de contre-passation. → Lors de l’émission de la facture, le compte 1100/3200 a par exemple été mouvementé. Cette écriture n'est corrigée qu'avec une écriture de contrepassation.
  4. Si l’écriture de contrepassation n'est pas suffisante, vous pouvez effectuer une écriture rectificative sous «Comptabilité» → «Ecriture manuelle».
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Un paiement partiel du montant de la facture a été payé? Ou la période de TVA concernée a déjà été clôturée? - Dans ce cas, il n’est pas possible de saisir l’écriture de contrepassation en définissant la facture comme «non payée». → Pour saisir l’écriture de contrepassation, créez une note de crédit sous l'onglet «Décaissements et notes de crédit». Les écritures rectificatives peuvent alors être effectuées comme d'habitude sous «Ecritures manuelles».

En savoir plus sur le statut «Facture non payée» » 

 


 

Remboursement

Le montant est payé - Un remboursement est accordé (créer une note de crédit)

Situation de départ: Le client paie le montant de la facture, mais une partie ou la totalité de celui-ci est remboursée à titre gracieux. → Créez un décaissement et une note de crédit associée.

 

Procédure recommandée:

  1. Le client paie la totalité du montant de la facture. La transaction est rapprochée de la facture correspondante.

  2. Saisissez un paiement correspondant au montant à payer via le module bancaire de bexio ou directement sur votre e-banking.
  3. Dans ce cas particulier, la transaction récupérée après exécution peut être «ignorée» dans la mesure où les transactions ne peuvent pas être rapprochées avec des notes de crédit.
  4. Créez une note de crédit. (Ajoutez éventuellement le numéro de la facture sous «Textes» → «Référence» pour une meilleure traçabilité.) Cliquez sur «Note de crédit établie».
  5. Ajoutez ensuite un nouveau décaissement à la date de valeur correspondante sous «Décaissements et factures» via le compte bancaire correspondant.

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Ignorez la transaction bancaire, car elle ne peut pas être rapprochée avec la note de crédit.

 

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Saisissez un nouveau décaissement manuel dans la note de crédit créée et définissez les détails du paiement pour le paiement effectué.

 


 

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