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bexioGo - Scanner de documents

Important: L'application «bexioGo» reprend les fonctionnalités de «bexio Scanner» et «bexio Contacts» et remplace ces deux applications. Nous vous recommandons d’utiliser bexioGo dès aujourd'hui, les deux applications précédentes n’étant plus développées ni mises à jour.
Sur l’application bexioGo, vous pouvez gérer vos contacts, enregistrer les temps de travail associés à vos prestations ou encore télécharger des documents vers bexio et générer automatiquement des factures fournisseurs à partir de ces derniers. Cet article concerne la numérisation des documents.

Articles complémentaires:
❯ bexioGo - Configuration
❯ bexioGo - Gestion des contacts
❯ bexioGo - Saisie du temps de travail

Sommaire


Scanner un nouveau document

Assurez-vous que vous êtes connecté à la bonne entreprise. En déplaçant le menu vers la gauche, vous pouvez passer d'une société à l'autre si vous en avez créé plusieurs. Cliquez sur "Numériser les documents" dans le menu, puis sélectionnez le processus.

  • Scanner et importer dans la boîte de réception - (Envoie le document dans la boîte de réception)
  • Scanner et créer une facture fournisseur - (Une facture fournisseur est alors créée à partir de la pièce numérisée. S'il s'agit d'une facture QR, les détails du paiement sont lus et repris dans la facture. En savoir plus »)
  • Téléchargez un fichier depuis votre smartphone via la fonction "Partager". Il ne s'agit pas d'une action qui peut être exécutée directement dans le menu, mais d'une indication que cette fonction est disponible.

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Fonction de scan

Quel que soit le processus sélectionné, votre document peut maintenant être scanné. Si vous avez plusieurs pages à numériser, appuyez plusieurs fois sur le déclencheur. Vous pouvez ensuite si besoin supprimer certaines des pages déjà scannées. Notez que vous pouvez également activer ou désactiver le flash. Vous avez le choix entre deux modes de déclenchement des photos: «M» et «A». Confirmez la finalisation de votre scan en appuyant sur la flèche («→»).

  • «M» → Nous ne recadrons pas automatiquement le document.
  • «A» → Si nous reconnaissons la forme du document, nous le recadrons automatiquement.

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Conseil: La reconnaissance automatique du format du document se fait de manière optimale dans de bonnes conditions d'éclairage et avec un contraste élevé (papier blanc sur fond sombre).

Modifier et télécharger un document scanné

Icône Action
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Modifier le document scanné.

d6_4.jpg Recadrer le document.
d6_3.jpg Faire pivoter le document.
d6_2.jpg Enregistrer les modifications.
d5_4.jpg Supprimer le document.
d5_3.jpg Télécharger le document.

 

Scanner et envoyer vers la boîte de réception

Si vous avez sélectionné le processus d’envoi vers la boîte de réception, vous pouvez encore modifier le document à cette étape avant de le télécharger.

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Scanner et créer une facture fournisseur

Si vous avez sélectionné le processus de création automatique d’une facture fournisseur, vous pouvez encore modifier le document à cette étape. Cliquez ensuite sur l'icône en forme de flèche dans le coin inférieur droit pour sélectionner le contact pour la facture du fournisseur, puis sur «Télécharger la facture fournisseur sur bexio».

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Téléchargez un fichier depuis votre smartphone

Les reçus peuvent également être téléchargés sur bexio à l'aide de la fonction "Partager". Lorsque vous téléchargez plusieurs reçus, utilisez toujours le même format de fichier et faites attention à la taille maximale du fichier, qui est de 12 Mo. Les formats pris en charge sont les suivants : PDF, JPG et PNG.

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Erreur lors du téléchargement ou de la suppression du document

Faites glisser le document concerné vers la gauche pour le supprimer ou le télécharger à nouveau si l’envoi vers la boîte de réception a échoué. Vous pouvez également cliquer sur le document pour accéder à la vue détaillée, puis sélectionner le petit nuage (pour télécharger à nouveau le document) ou la corbeille (pour le supprimer).

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Supprimer tous les documents

Si plus de deux documents scannés sont listés, vous avez la possibilité de supprimer tous les documents en même temps. Pour ce faire, cliquez sur «Tout supprimer» et confirmez l’action dans la fenêtre de dialogue suivante. Important: Les documents déjà téléchargés resteront bien entendu dans la boîte de réception de votre compte bexio; seuls les documents enregistrés localement sur votre appareil seront supprimés.


La boîte de réception - Documents téléchargés

Vous pouvez maintenant retrouver vos documents dans votre compte bexio. Connectez-vous à bexio à l’adresse office.bexio.com et allez sous «Apps» → «Boîte de réception». Si vous n'avez pas déjà opté pour la création automatique d’une facture fournisseur sur bexioGo, vous pouvez générer vous-même une facture associée au document téléchargé.

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Vous avez ici une vue d’ensemble des documents scannés et pouvez effectuer différents types d’actions.

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A noter: Les scans déjà utilisés (pièce jointe d’un document bexio, par exemple) sont directement archivés. Pour les rechercher, cliquez sur «En archive» dans le filtre. Vous pourrez alors consulter tous les scans archivés.

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Messages d'erreur possibles

Message d'erreur Signification
«Aucune connexion Internet disponible! Les données saisies actuellement pourront être téléchargées ultérieurement. Certaines fonctions de l'application ne peuvent être utilisées que dans une mesure limitée.» L’utilisation de certaines fonctions requiert une connexion Internet.
«Taille maximale du fichier dépassée. Veuillez supprimer des pages individuelles pour réduire la taille du fichier.» La taille maximale de fichier autorisée (12 Mo) a été dépassée. Nous vous conseillons de répartir les documents en deux scans différents.
«Echec du téléchargement du document «Nom du document». Veuillez réessayer ou contacter notre équipe d'assistance.» Une erreur s'est produite lors du transfert de votre document. Si le message s’affiche à nouveau, contactez notre équipe d'assistance.
«Vous n'avez pas les autorisations requises pour télécharger un document. Veuillez contacter votre administrateur bexio pour les obtenir.» Pour télécharger des documents, vous avez besoin du droit d'utilisateur «Téléchargement de documents». Pour gérer les autorisations, allez dans «Paramètres» > «Packages / Add-ons / Utilisateur» > «Gérer les utilisateurs».
«Veuillez autoriser l’accès à votre appareil photo et ouvrez à nouveau bexioGo pour scanner des documents.» Vous n’avez pas encore autorisé l’application à accéder à la photothèque de votre téléphone. Une fois les autorisations nécessaires accordées, le message d'erreur ne s’affichera plus.
«Veuillez autoriser l’accès à la photothèque afin de sauvegarder vos documents.» Vous n’avez pas encore autorisé l’application à accéder à la photothèque de votre téléphone. Une fois les autorisations nécessaires accordées, le message d'erreur ne s’affichera plus.

 

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