Posta in arrivo & caricamento dei file

Nella contabilità vale il principio: nessuna registrazione senza giustificativo. Ecco perché con bexio hai la possibilità di allegare i tuoi giustificativi (file) direttamente dove tali giustificativi vengono inseriti nel sistema e viene eseguita la registrazione. Hai anche la possibilità di condividere i file allegati con i tuoi clienti in modo che possano visualizzare i file online.

 

Panoramica:

• Informazioni sul caricamento dei file
• Caricare i file nella Casella di posta elettronica
• Carica i file per e-mail
• Carica / aggiungi file nei documenti
• Come posso condividere dei file con i clienti?

 

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Informazioni sul caricamento dei file

PDF Formati di file supportati: PNG, JPG, JPEG, GIF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, PDF Dimensione massima dei file: la dimensione massima dei file per il caricamento è di 12 MB Importo massimo: È possibile caricare 25 file alla volta.

  

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Caricare i file nella Casella di posta elettronica

Per caricare un file nella Casella di posta elettronica vai su "Apps> Posta in arrivo". Fare clic sul pulsante "Carica file". Puoi caricare il tuo file mediante il selettore di file (2a) o mediante trascinamento (2b).

1. Fai clic su "Carica file".
2a. Fai clic su "Seleziona file".
2b. Trascina i tuoi file dai documenti del tuo computer nel rettangolo.
3. Seleziona i file dai documenti del tuo computer.
4. I file sono ora caricati e li trovi elencati.

1.

2a. 

2b.

4.

 

Posta in arrivo

Dopo aver caricato il file, esso appare nell'elenco della posta in arrivo. Fare clic sul "menu a tre punti" per effettuare le seguenti operazioni:

Creare nuovi documenti / registrazioni in bexio con il file allegato:
- Nuova spesa
- Registrazione manuale
- Nuova fattura fornitore

Oppure modificare il file:
- Scaricare
- Rinominare
- Eliminare
- Archiviare

 

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Caricare i file sulle e-mail

Puoi anche inviare file via e-mail alla casella di posta elettronica del tuo account bexio. Usa l'indirizzo e-mail indicato nell'angolo in alto a destra della Posta in arrivo. (L'indirizzo e-mail di seguito è un esempio)

 

Questo indirizzo e-mail può essere personalizzato. Fai clic sull'"ingranaggio", a destra dell'indirizzo.

 

Nel profilo aziendale puoi inserire un'abbreviazione del nome. Il tuo indirizzo e-mail verrà quindi generato con questa abbreviazione, per esempio: Abbreviazione: "company" -> upload.company@bexiofiles.com.

 

Regole per l'indirizzo e-mail L'abbreviazione può contenere i seguenti caratteri: min. 3, max. 12 caratteri AZ, az, 0-9, -, _ Nessun carattere speciale e nessuno spazio Regole per la creazione automatica dell'abbreviazione: Nome dell'azienda inserito dall'utente Gli spazi vengono rimossi Tutte le lettere sono sostituite da lettere minuscole I nomi di aziende troppo lunghi sono abbreviati a 8 caratteri Se il nome dell'azienda esiste già: Viene aggiunto un numero > Esempio: Nome dell'azienda: Super Company Abbreviazione del nome dell'azienda: supercom1 Regole di invio dei file: Sono ammessi solo i seguenti file: doc, docs, gif, jpeg, jpg, pdf, png, ppt, pptx, xls, xlsx Non inviare uno styling o altri file all'interno della Mail! Ad esempio, outlook a volte invia il file "winmail.dat" all'interno della mail (ma questo può essere modificato nelle impostazioni di outlook)

Informazioni sull'"indirizzo e-mail criptico": - l'indirizzo e-mail assegnato viene assegnato per utente. Se un altro utente invia un file tramite lo stesso indirizzo e-mail, il documento caricato visualizzerà ancora il nome dell'utente a cui è assegnato l'indirizzo. Se è abilitata la personalizzazione: - Quando un file viene inviato al singolo indirizzo e-mail, l'indirizzo e-mail del mittente viene visualizzato in bexio sotto "Caricato da". - Il vecchio indirizzo e-mail criptico viene nascosto, ma è possibile accedervi tramite il "gear". Nota per l'invio: utilizzare solo formati di file supportati. Inoltre, onde garantire il caricamento, si raccomanda di non aggiungere alcun file aggiuntivo in allegato e nessun testo di posta elettronica.

 

Novità: i file allegati ai documenti non possono essere eliminati. Il collegamento dei file allegati è visibile sotto la panoramica. Il file può anche essere collegato a diversi documenti.

 

Symbols Simboli

 Il file è stato inviato alla casella di posta elettronica.

 Il file è stato caricato con la nostra applicazione scanner o tramite il caricamento del file.

 

Informazioni sulla stampante OKI: Purtroppo non offriamo suporto tecnico per le stampanti della serie OKI. La ragione di ciò è che le stampanti OKI inviano i documenti scansionati in un formato diverso, che non può essere elaborato in bexio. (Ciò può verificarsi anche con altre stampanti obsolete.) È ancora possibile caricare le ricevute tramite la nostra applicazione bexio Scanner App o direttamente dal vostro computer utilizando l indirizzo e-mail che trovate della casella di posta in arrivo. (Caricare i file nella Casella di posta elettronica).

  

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Caricare / aggiungere file nei documenti

 

Apri un documento esistente o creane uno nuovo. (Per "documento" si intendono offerte, ordini, fatture fornitore, fatture cliente, note di credito, spese e registrazioni manuali.)

Se hai creato un nuovo documento o ne hai aperto uno esistente, verrà visualizzata l'icona di un documento sulla destra. Fai clic sull'icona, ci sono due modi per allegare il tuo file.

 

"Aggiungi file dalla Posta in arrivo"

1. Questa azione ti consente di allegare un file direttamente dalla Posta in arrivo.

 

2. Selezionare i file desiderati e fare clic su "Aggiungi file".

 

"Carica file"

1. "Carica file" ti permette di selezionare e caricare un file dal tuo computer.

 

2. Fai clic su "Seleziona file" per cercare il file desiderato sul tuo computer.

 

3. Seleziona il tuo file dai documenti del tuo computer. In questo modo si caricano correttamente i tuoi file nel documento.

 

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Come posso condividere dei file con i clienti?

Il seguente post dell'assistenza mostra in che modo si possono rendere visibili ai clienti i file caricati in Documenti: Release files for clients