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Cosa bisogna considerare quando si importa un contatto?

Quando si importano i dati di contatto in bexio, ci sono alcuni campi obbligatori e peculiarità a cui prestare attenzione. Per semplificare l'importazione, questo rapporto spiega i campi obbligatori e le particolarità dell' importazione di contatti di bexio.
→ Nota: sela funzione non è visibile, non si dispone dei diritti utente necessari. In «Impostazioni» → «Pacchetti / App / Utenti» → «Gestisci utenti» o «Invita e gestisci trustee», il titolare dell'account può concedere il diritto utente «Amministratore».

 

Contenuti

 


 

Come funziona l'importazione?

Segui il percorso: «Contatti» → «Importa / Esporta».

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Quindi seleziona a sinistra «Carica contatti (.xlsx) ».

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Importa modello

Si consiglia vivamente di scaricare in anticipo il «modello Excel» nella casella blu degli avvisi. È quindi possibile aggiungere l'elenco dei contatti a questo e caricarlo di nuovo in «Seleziona file».

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I campi obbligatori

Tipo de contatto «Ditta» & «Privato»:

  • «Tipo di contatto»
  • «Nome 1»
  • «Persona di contatto»

 

Tipo di contatto «Azienda» + «Persona di contatto»:

I campi obbligatori per il tipo di contatto «Azienda» si applicano alle colonne con i dettagli del tipo di contatto «Società». E nelle colonne per «Persona di contatto 1» , si applicano i campi obbligatori per il tipo di contatto «Privato».

 

Raccomandazione di bexio

Espandi le informazioni nei campi obbligatori con i seguenti campi: «Categoria», «Indirizzo», «Codice postale», «Città», «Paese», «Telefono», «E-Mail».

 


 

Le particolarità

Contenuto del campo che deve essere inserito in anticipo

Se inserisci un valore nelle seguenti colonne dei seguenti sopratitoli, questo deve essere prima inserito nelle impostazioni dell'interfaccia utente di bexio in modo che possa essere importato. Assicurati che l'ortografia sia esatta. Evita spazi / paragrafi / ecc. non necessari.

  • Kategorie: «Impostazioni» → «Tutte le impostazioni» → «Dati principali» → «Categorie»
  • Branche: «Impostazioni» → «Tutte le impostazioni» → «Dati principali» → «Settori»
  • Anrede: «Impostazioni» → «Tutte le impostazioni» → «Dati principali» → «Appellativi»
  • Titel: «Impostazioni» → «Tutte le impostazioni» → «Dati principali» → «Titolo»
  • Land: «Impostazioni» → «Tutte le impostazioni» → «Funzioni e moduli» → «Paesi»
  • Sprache: «Impostazioni» → «Tutte le impostazioni» → «Dati principali» → «Lingue»

 

«Persona di contatto 1, 2, ...»

Le persone di contatto per i contatti dell'azienda sono elencate nel file Excel a destra / dopo il contatto dell'azienda in «Persona di contatto 1», «Persona di contatto 2», «Persona di contatto 3», ecc. È possibile aggiungere un numero qualsiasi di persone di contatto. Per fare ciò, copia tutte le colonne per «Persona di contatto 1» e nella quantità inserisci la cifra «1».

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««Persona di contatto»

Sotto «Persona di contatto» inserire l'indirizzo e-mail utilizzato in bexio.

 

Trasferimento automatico dei valori dal "contatto principale"

Nei seguenti campi vengono adottati i contenuti dei "contatti principali" se lasciati vuoti: «Categoria Persona di contatto 1», «Industria Persona di contatto 1», «Paese Persona di contatto 1», «Persona di riferimento Persona di contatto 1».

 

«N. contatto»

Il numero di contatto può essere assegnato a tutti i contatti manualmente (tramite importazione Excel) o automaticamente. Per assegnare manualmente il numero di contatto, il campo «N. contatto» deve essere compilato per tutti i contatti e le persone di contatto privati e aziendali («N. contatto Persona di contatto 1»). Per un'assegnazione automatica, il campo «N. di contatto» può essere lasciato vuoto per tutte le voci.

 


 

Possibili messaggi di errore

Se una singola voce nel file Excel per l'importazione non è corretta, nessun contatto viene importato, in modo da avere la possibilità di correggere gli errori e reimportare l'elenco completo in bexio.

Messaggio di errore Significato
««Riga 2 - Colonna Persona di riferimento - Questo campo è obbligatorio.» «La voce «Persona di riferimento» sotto la riga 2 è vuota.
««Riga 6 - Colonna e-mail - Questa voce non è corretta.»   «E-mail» sotto la riga 6 è errato o contiene spazi.
«Riga 9 - Colonna Categoria Persona di contatto 2 - Questa voce non è corretta.» «Categoria Persona di contatto 2» alla riga 9 non esiste.
«Riga 3 - N. contatto Persona di contatto 1 - Questo è un campo obbligatorio» «N. contatto Persona di contatto 1» sotto la riga 3 è vuoto (n. di contatto assegnato manualmente)

 


 

Aggiorna i dettagli di contatto

Domanda: posso aggiornare anche i dettagli del contatto con l'importazione dei contatti?

Con l'importazione dei contatti vengono creati nuovi contatti in bexio. I dati di contatto esistenti non possono essere aggiornati con l'importazione del contatto. Se apporti modifiche ai contatti, ti consigliamo di effettuarli direttamente nell'interfaccia utente di bexio. Per fare ciò, apri il contatto e fai clic sul simbolo della matita.

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Modifica più contatti

Se desideri apportare la stessa modifica a più contatti, puoi farlo utilizzando «Mutazioni multiple». A tale scopo, selezionare i contatti pertinenti nella panoramica dei contatti sul lato destro. Selezionare «Mutazione multipla» di seguito e confermare con «GO».  

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Dopodiciò è possibile selezionare la modifica desiderata e completare le informazioni con «Continua al passaggio 2» e salvare i nuovi valori per tutti i contatti selezionati in precedenza. (Puoi trovare istruzioni più dettagliate su più mutazioni nel seguente articolo: «Mutazioni multiple».».)

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Convertire l'esportazione in importazione

Generale

Come già detto, si tratta di Contatti aggiornati, quindi un'esportazione dell'elenco di contatti esistente e la reimportazione dello stesso ma elenco leggermente modificato, non possibile. Riconosciamo i duplicati, non può "aggiornare" i contatti esistenti, ma nemmeno importare come duplicati, o ignorarli.

Se si sostituisce l'intero elenco dei contatti con uno nuovo e si aggiunge l'elenco esistente contatti, si prega di notare che i contatti sono "cancellati come cancellati può essere "marcato". Documenti creati sui contatti (ordini, fatture, ecc.) sono naturalmente ancora disponibili, ma in background con l'ID ("Record di dati ID") del contatto ora "contrassegnato come cancellato". Ottenere nuovi contatti un nuovo documento d'identità. I documenti dovrebbero quindi essere trasferiti individualmente e manualmente al nuovo contatto può essere assegnato.

 

Per la conversione del file di esportazione nel file di importazione si noti quanto segue:

Ho solo contatti "personali" e "aziendali".:

  • Le seguenti colonne non possono essere importate e cancellate:
    • «Record ID»
    • «No. IVA.»
    • «Numero di dipendenti»
    • «N. registro di commercio»
    • «Numero IVA.»
    • «Lead»
  • Ci sono due opzioni per la colonna "No.:
    • Se la colonna viene ignorata o cancellata, il numero di contatto viene assegnato automaticamente da bexio.
    • Se la colonna viene rinominata "Nr. di contatto ", i valori inseriti saranno importati, si noti che tutti i contatti privati e aziendali e le persone di contatto ("Contact person 1 Contact No.") devono poi avere un valore nella cella per "Contact No.
  • Contenuto della colonna "Persona" via e-mail Sostituire l'indirizzo di un utente inserito in bexio.
  • I seguenti valori delle colonne devono essere inseriti in bexio prima dell'importazione:
    • Categoria: «Impostazioni» → «Tutte le impostazioni» → «Dati principali» → «Categorie»
    • Settore: «Impostazioni» → «Tutte le impostazioni» → «Dati principali» → «Settori»
    • Appellativi: «Impostazioni» → «Tutte le impostazioni» → «Dati principali» → «Appellativi»
    • Titolo: «Impostazioni» → «Tutte le impostazioni» → «Dati principali» → «Titolo»
    • Paese: «Impostazioni» → «Tutte le impostazioni» → «Funzioni e moduli» → «Paesi»
    • Sprache: «Impostazioni» → «Tutte le impostazioni» → «Dati principali» → «Sprachen»

 

Ho "contatti privati" & "contatti aziendali" con le corrispondenti "persone di contatto":

Dato che le persone di contatto sono elencate a destra del rispettivo contatto aziendale come "Persona di contatto 1, 2, ..." e inoltre come persone private separate nell'esportazione Excel, "Privato" e "Contatti aziendali" devono essere importati separatamente.

  • Ordina l'elenco per "tipo di contatto"..
    • Copiare e cancellare tutti i contatti che sono "Privato" da questa lista. 
    • Create una lista separata per tutti questi contatti che avete appena copiato. Dopo aver importato i contatti dell'azienda, seguite la procedura descritta nella sezione precedente per creare questa lista. ("Ho solo "Private" & "Contatti aziendali"))
  • Se si desidera che i dati vengano copiati dalla corrispondente azienda, è possibile cancellare le seguenti colonne:
    • «Persona di contatto 1 categoria»
    • «Persona di contatto 1 settore»
    • «Persona di contatto 1 persona di contatto
  • Importare prima l'elenco dei contatti aziendali e poi i privati. In questo modo è possibile garantire che le aziende siano ancora collegate ai privati e che non vengano creati duplicati.

 


 

 

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